Naar aanleiding van een post op LinkedIn (post van Michelle Rozenhart ) wil ik graag eens dieper ingaan op de Nota van Inlichtingen (de NvI). Dit is op een hele makkelijke manier beter, makkelijker en sneller te maken!
In mijn workshop ‘In gesprek met gegadigden; contact maken voor en tijdens een aanbesteding’ ga ik uitgebreid in op de mogelijkheden naast de schriftelijke Nota van Inlichtingen!
In de aanbestedingswet wordt e.e.a. gezegd over de aanbestedingswet onder het kopje ‘Communicatie en inlichtingen (§ 2.3.1.2 Aanbestedingswet 2012).
De aanbestedingswet geeft enkele verplichtingen ten aanzien van de Nota van Inlichtingen. In gewone-mensen-taal:
Dit leidt traditioneel tot één of twee Nota’s van Inlichtingen, waarbij vaak in de tweede vragenronde alleen nog vragen met betrekking tot de antwoorden uit de eerste Nota van Inlichtingen worden beantwoord. Gegadigden sparen alle vragen op en sturen deze vlak voor de uiterste datum in.
Dit leidt aan beide kanten tot een stortvloed aan vragen resp. antwoorden die in korte tijd verwerkt moeten worden. Maar dat kan ook makkelijker:
Een Nota klinkt wel als een losstaand document, maar dat hoeft het niet te zijn…
Je mag vragen ook gewoon beantwoorden zodra ze binnen komen; de datum in je planning is de uiterste datum. Dus gebruik de wekelijkse projectoverleggen: zodra de aanbesteding gepubliceerd is, is het rustiger en die overleggen zijn toch al ingepland :-) om de binnengekomen vragen te beantwoorden en meteen te publiceren.
Dit brengt een aantal voordelen met zich mee:
Het komt ook voor, dat een vraag voor de aanbestedende dienst niet duidelijk is of dat er meerdere interpretaties mogelijk zijn.
De formele, schriftelijke route is om te antwoorden in de stijl van ‘Wij gaan ervan uit dat u met uw vraag ‘Herziene vraagstelling…’ bedoelt. Dit haalt in ieder geval het risico van dubbele interpretatie of het verkeerde antwoord weg. Maar het risico bestaat nu dat de werkelijke vraag NIET beantwoord is en er nu geen tijd meer is om de vraag nog een keer te stellen.
De oplossing is simpel maar wordt weinig gedaan: bel de aanbieder om de vraag te laten verduidelijken. Een aantal tips hierbij:
Zoals hierboven gezegd, kunnen gegadigden aangeven dat bepaalde informatie in de vraag vertrouwelijk is omdat dit hun economische belang schaadt. Het verzoek is dan om deze informatie niet te delen met de andere gegadigden: een redelijke verzoek. Maar hoe ga je hiermee om?
Hier komt het beginsel ‘level playing field’ om de hoek kijken: met het beantwoorden van een vertrouwelijke vraag mag de gegadigde geen informatievoorsprong krijgen door bepaalde informatie sneller of als enige te krijgen of dat er een verandering in het aanbestedingsdossier (leidraad, PvE of contract) ontstaat.
Dit moet je dus intern controleren: geeft het antwoord op de vraag een kennisvoorsprong doordat bijv. het PvE verandert?
> Zo nee: beantwoord de vraag individueel door hem als zodanig aan te merken of door deze als bericht te versturen, afhankelijk van je tenderomgeving.
> Zo ja: meld de gegadigde dat het in het kader van het level playing field niet mogelijk is om deze vraag strikt vertrouwelijk te beantwoorden. De gegadigde heeft dan de keuze om de vraag terug te trekken of alsnog in de NvI op te nemen.
Tip: soms is er een tussenweg waarin een commerciële oplossing niet genoemd hoeft te worden maar de aanpassing in het dossier wel algemeen gestuurd kan worden.
Een simpel voorbeeld:
Een gegadigde wil op een project zowel een senior als juniorprojectleider maar ook een projectondersteuner inzetten. Dit leidt tot lagere tarieven. Dit kan leiden tot aanpassing van het dossier ‘De taken van de projectleider kunnen door meerdere mensen uitgevoerd worden’. De precieze oplossing hoeft dan niet genoemd te worden.
Het zal bij de eerste aanbesteding misschien niet meteen het maximale effect bereiken maar als dit een gewoonte wordt, zullen gegadigden zich hier steeds meer op richten .
Dat brengt me bij de laatste tip: waarom niet in je leidraad dat je het zo gaat doen om snelle vragen te bevorderen?
BBGF Inkoop helpt publieke inkopers om beter aan te besteden en organisaties bij de inkoopstrategie van de afdeling of de interne business.
Om je de beste ervaring te kunnen geven maken wij gebruik van Cookies. Door het gebruiken van onze website ga je hier automatisch mee akkoord. Wil je meer informatie? Klik dan hier.