Welkom op mijn allereerste blog. Met mijn blogs wil ik mijn kennis en jarenlange ervaring delen en wellicht jou op nieuwe ideeën brengen. Voor dit eerste artikel wil ik eens kijken naar het bepalen van de score op prijs. In veel aanbestedingen zie je – bijna automatisch – dezelfde rekenmethode gebruikt worden. Maar als je er iets dieper op doordenkt, zijn er mogelijkheden die beter recht doen aan hoe belangrijk de prijs en het verloop ervan is om de offertes met elkaar te vergelijken.
Wil je hier met je team eens dieper op ingaan of dat ik met jou meedenk bij een concrete vraag? Dan help ik je graag! Neem contact met me op en dan bespreken we de mogelijkheden voor bijv. een interne workshop of een sessie met je aanbestedingsteam.
De prijsmethodieken zijn te onderscheiden in een aantal groepen:
Dit is de meest voorkomende variant. Echter, deze methode is in basis strijdig met het transparantiebeginsel: omdat aanbieders niet weten wat andere aanbieders voor een prijs geven, kunnen ze ook geen inschatting maken van de score van hun eigen prijs of de impact van een prijsverhoging- of verlaging in hun offerte. Ook kan het voor de aanbestedende dienst nadelig uitpakken: een lage inschrijving met minimale kwaliteit legt de overige scores automatisch veel dichterbij elkaar.
Reken met je team eens een aantal scenario’s door waarbij de goedkope maar kwalitatief minimale aanbieders toevoegt en weghaalt. Dat kan in de top 3 tot verschuivingen leiden!
De simpele aanpak is dat als de minimale prijs (of € 0) de maximale punten geeft, de maximale prijs (ook: het prijsplafond) een score van 0. De formule die hierbij hoort is
score aanbieder = maximale score * (1-(prijs – minimumprijs) / (maximumprijs – minimumprijs))
Let op: hoe dichter minimum- en maximumprijs bij elkaar liggen, hoe steiler het verloop van de score. Hoewel er dus aan de totale weging van prijs (bijv. 30 punten) niets is veranderd, maakt een verschil in prijs opeens wel meer uit voor de score!
Een interessante insteek is de budgetgebonden benadering: het beschikbare budget is bekend en vast. Er al te dicht op gaan zitten is voor de aanbestedende dienst risicovol omdat er dan geen ruimte mee is voor risico’s. Maar verschillen aan de onderkant van de prijsbreedte zijn ook minder interessant omdat de budgethouder meestal weinig te winnen heeft bij een budgetoverschot maar veel te verliezen bij onvoldoende kwaliteit of het niet behalen van de doelstellingen.
Het zou voor de beoordeling dus niet zoveel uit moeten maken als partijen aan de randen van het minimum en plafond aanbieden.
De prijswaarderingscurve loopt dan als volgt:
Door de IUC van de Belastingdienst is de EMVI-Superformule opgesteld.
Bij deze methode wordt niet gewerkt met gewichten (maximale score) maar met Verwachte kwaliteit en Verwachte prijzen. Door de aanbestedende dienst wordt een Verwachte (referentie-) prijs gegeven voor een Verwachte kwaliteit en de Prijs die bij Maximale Kwaliteit geoffreerd mag worden.
Voor de kwaliteit wordt niet alleen gekeken naar de wensen maar ook de eisen worden meegenomen in de score. De prijs wordt niet omgezet in een puntenaantal.
De rekentool en standaarddocumentatie die hiervoor nodig is, is door de Belastingdienst gratis beschikbaar gesteld op https://www.pianoo.nl/nl/document/9550/emvi-superformule
Deze is rekentechnisch makkelijk: de aanbestedende dienst bepaalt de prijs en hoeft alleen de kwaliteit te scoren.
Dit is vooral aan te bevelen als er een duidelijk gewenst resultaat is zonder optionele scope of een standaardproduct waarbij de onderscheidende kracht van de aanbieders moet liggen in dienstverlening.
Het is in mijn ervaring wel de prettigste om te doen omdat dit ook bij aanbieders een fijne vibe creëert.
De praktijk is vaak weerbarstiger: collega’s/ teamleden hebben geen tijd of geen zin om zich erin te verdiepen. Veelgehoorde argumenten zijn “We doen het altijd op de simpele manier”, “Dat moet jij als inkoper maar bepalen” en “We hebben geen idee wat het mag kosten/zal kosten”.
En dat is volkomen logisch vanuit hun standpunt gezien.
Aan jou als inkoper om in te zoomen op hun behoeften, risico’s en verwachtingen en met enkele scenario’s te bepalen welke strategie de juiste is.
Het is ook altijd zinvol om de methodieken door te lopen vanuit het oogpunt van de Inschrijvers: stimuleert dit nog een goede kwaliteit/prijsverhouding of loont het nu om een slechter product aan te leveren?
BBGF Inkoop helpt publieke inkopers om beter aan te besteden en organisaties bij de inkoopstrategie van de afdeling of de interne business.
Om je de beste ervaring te kunnen geven maken wij gebruik van Cookies. Door het gebruiken van onze website ga je hier automatisch mee akkoord. Wil je meer informatie? Klik dan hier.